Fonctionnalités

Reconnaître

Reconnaître les pièces d'un dossier

Déposez un dossier : chaque fichier reçoit un type proposé, sa date, son émetteur et la personne qu'il concerne. Rien n'est renommé, rien n'est déplacé : c'est une lecture, et vous pouvez la contredire ligne par ligne.

• 32 types reconnus : bulletin de paie, avis d'impôt, pièce d'identité, Kbis, RIB, relevé de compte, bail, quittance, contrat de travail, jugement, acte notarié, attestation d'assurance, et les autres.
• Trois niveaux de confiance, et la différence compte : reconnu, à confirmer, à classer. Une pièce dont l'outil n'est pas sûr n'est jamais rangée avec aplomb.
• La date qui nomme la pièce, et son rôle : la date d'émission d'une facture, la période d'un bulletin, la date de validité d'une attestation.
• L'émetteur et la personne, quand le document les dit : c'est ce qui permet de ranger par client plutôt que par tas.
• Les indices sont montrés : cliquez sur une pièce, l'outil dit ce qui l'a fait reconnaître. Quand il n'a rien trouvé, il le dit aussi.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne certifie aucune pièce authentique, et il ne dit jamais qu'un dossier est complet ou recevable. Il propose un type, vous le validez.

Identifier un document

Une seule pièce, et tout ce que l'outil en déduit : le type, la date, l'émetteur, la personne, et la liste des indices qui ont conduit à cette réponse.

• La réponse, et son niveau de confiance. Un document reconnu, un document probable et un document inclassable ne se disent pas de la même façon.
• Les indices, en clair : les mots qui ont compté, les codes lus, la mise en page. C'est ce qui permet de contredire la réponse.
• Les dates trouvées, avec leur rôle : celle qui nomme la pièce, la période couverte, la date de validité.
• Les codes : 2D-Doc, bande d'identité aux normes de l'aviation civile internationale, QR. Un code se lit ou ne se lit pas ; quand il se lit, il l'emporte sur tout le reste.

Ce que ça ne fait pas : une réponse n'est pas un certificat. L'outil dit de quel type un document a l'air, pas qu'il est authentique ni qu'il est valable.

Nommer

Renommer un dossier de fichiers

scan0012.pdf devient 2026-03-14_facture_EDF.pdf. Le tableau montre chaque ligne avant d'écrire quoi que ce soit, et une fois appliqué, tout se défait.

• Un plan de nommage à jetons : {date}, {type}, {emetteur}, {personne}, {original}, {numero}. Six plans tout prêts, et le vôtre si vous préférez.
• L'aperçu avant après, ligne par ligne, avec la raison de chaque nom. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas validé.
• Les contraintes du système de fichiers sont respectées : caractères interdits, noms réservés de Windows (con, nul, lpt1), chemins au-delà de 260 caractères, collisions de casse, accents composés de macOS.
• Une copie vérifiée, pas un déplacement à l'aveugle : chaque fichier écrit est relu et comparé à son empreinte avant que l'original soit touché.
• Un journal, et le retour en arrière. Sur un dossier réel, 174 pièces ont été rangées, vérifiées une à une, puis remises en place en 149 millisecondes.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne devine pas un nom quand il n'a rien reconnu : la pièce garde son nom d'origine et part dans 00-a-classer/. Un nom inventé serait pire qu'un nom moche.

Plan de nommage

Un modèle de nom se juge sur un vrai dossier, pas sur un exemple. Choisissez vos jetons, déposez vos pièces, et lisez la colonne « après ».

• Six plans tout prêts : par date, par personne, par émetteur, numéroté pour un bordereau, et le plan maison.
• Les jetons vides s'effacent proprement : quand l'émetteur est inconnu, le nom ne garde pas un séparateur orphelin.
• Le modèle est vérifié avant d'être appliqué : un jeton inconnu est signalé, pas ignoré.
• Le nom d'origine reste disponible avec {original}, quand la traçabilité compte plus que la lisibilité.

Ce que ça ne fait pas : un plan de nommage ne crée pas l'information qui manque. Si la pièce ne dit pas de date, {date} reste vide, et l'outil ne va pas la chercher ailleurs.

Ranger

Ranger un dossier en arborescence

Six arborescences composables, et un dossier 00-a-classer/ pour ce que l'outil n'a pas su reconnaître. Ce qui n'est pas reconnu n'est jamais rangé au hasard.

• Six arborescences : par famille de pièces, par personne, par année, par émetteur, par type, et la composition de plusieurs niveaux.
• Un niveau qui ne sait pas répondre s'efface : une pièce sans personne identifiée ne crée pas un dossier « inconnu ».
• 00-a-classer/ en tête de l'arborescence : ce qui n'a pas été reconnu est visible en premier, pas dilué au fond.
• L'arbre est montré avant d'écrire, dossier par dossier, avec le nombre de pièces de chacun.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne supprime rien, jamais, et il ne fusionne pas deux fichiers. Une pièce qu'il ne sait pas ranger reste une pièce à ranger, pas une pièce perdue.

Trouver les doublons

Deux fichiers identiques à l'octet sont une certitude. Deux scans de la même pièce n'en sont pas une : ceux-là sont proposés, et c'est vous qui tranchez.

• Les identiques à l'octet, par empreinte SHA-256 : sûr, et instantané. 142 mégaoctets d'empreintes en 1,3 seconde.
• Les mêmes pièces sous deux fichiers, reconnues par leur contenu, et seulement proposées.
• Les mêmes pages scannées, rapprochées par une empreinte d'image qui ne sert que de pré-filtre : c'est le texte qui tranche.
• Les séries, qui ne sont pas des doublons. Trois bulletins de paie de trois mois se ressemblent beaucoup. Les confondre avec des doublons ferait effacer deux bulletins sur trois.

Ce que ça ne fait pas : rien n'est supprimé. L'outil ne recopie pas les doublons certains dans le dossier rangé, et il inscrit dans le journal ce qu'il n'a pas recopié.

Contrôler ce qui manque

Comparer à une liste de pièces attendues

La question que tout le monde se pose devant un dossier : qu'est-ce qui manque ? Choisissez une liste, déposez le dossier, et lisez la réponse pièce par pièce.

• Cinq listes toutes prêtes, chacune avec sa source et sa date de revue : prêt immobilier, locataire, marché public, entrée d'un salarié, sinistre.
• Le nombre, pas seulement la présence. « Les trois derniers bulletins » n'est pas « un bulletin », et l'outil dit « 2 sur 3 ».
• La continuité d'une série : trois bulletins de janvier, février et avril, il rend mars, parce que c'est mars qu'il faut réclamer.
• La fraîcheur : un Kbis de six mois est un Kbis refusé, et il vaut mieux le savoir avant d'envoyer.
• Par personne : un dossier à deux emprunteurs complet pour l'un ne dit rien de l'autre.
• Ce qu'il est interdit de demander : le décret du 5 novembre 2015 interdit de réclamer un relevé d'identité bancaire à un candidat à la location. Quand la pièce est là, l'outil le signale.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne dit jamais qu'un dossier est recevable. Il dit ce qui manque par rapport à une liste que vous avez choisie, et la liste porte son origine et sa date.

Dossier de prêt immobilier

La liste est affichée sous cette page, et vous n'avez rien à déposer pour la lire. Si vous déposez le dossier, l'outil dit ce qui manque, pour chacun des emprunteurs.

• La liste attendue : identité, justificatif de domicile, trois derniers bulletins, dernier avis d'impôt, trois derniers relevés de compte, relevé d'identité bancaire, et selon la situation quittances de loyer, taxe foncière ou extrait Kbis.
• Par personne : deux emprunteurs, deux colonnes, et l'outil ne confond pas le dossier complet de l'un avec celui de l'autre.
• Les séries sont vérifiées mois par mois : si août manque entre juillet et septembre, c'est août qui est réclamé.
• Un message de relance prêt à envoyer, sans montant, sans numéro et sans nom de fichier.

Ce que ça ne fait pas : chaque banque a ses exigences, et cette liste est un socle, pas un contrat. L'outil ne dit pas qu'un dossier sera accepté.

Dossier locataire

Le décret du 5 novembre 2015 fixe limitativement ce qu'un bailleur peut demander. L'outil contrôle ce qui manque, et signale ce qui n'aurait pas dû être demandé.

• La liste exigible : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un justificatif d'activité professionnelle, les justificatifs de ressources.
• Et la liste interdite, qui est la vraie valeur de cette page : le relevé d'identité bancaire, le relevé de compte et l'attestation de vigilance URSSAF ne peuvent pas être exigés d'un candidat.
• Le signalement est visible : quand une pièce interdite est dans le dossier, l'outil l'affiche avec le texte qui l'interdit.
• Un message de relance qui ne réclame que ce qui peut l'être.

Ce que ça ne fait pas : l'outil n'est pas un conseil juridique. Il cite un texte public et le date ; la décision, et sa responsabilité, restent au bailleur.

Candidature à un marché public

Une candidature est rejetée pour une attestation périmée aussi souvent que pour une attestation absente. L'outil regarde les deux.

• Les attestations et leur fraîcheur : extrait Kbis de moins de trois mois, attestation de vigilance URSSAF en cours de validité, attestation de régularité fiscale, attestation d'assurance.
• Une pièce périmée n'est pas une pièce présente : elle est affichée à part, avec sa date, pour que vous sachiez laquelle redemander.
• Le relevé d'identité bancaire, et ce que la liste ne couvre pas encore.

Ce que ça ne fait pas : les formulaires de candidature (DC1, DC2, acte d'engagement) ne sont pas encore reconnus : ils sont listés comme pièces en trop, pas comme pièces attendues. C'est le prochain chantier de la reconnaissance.

Entrée d'un salarié

Le dossier d'embauche se constitue en une semaine et se réclame en quatre courriels. L'outil dit ce qui manque en une fois.

• Les pièces d'embauche : pièce d'identité, relevé d'identité bancaire, justificatif de domicile, contrat signé, et selon le poste le diplôme et la visite d'information et de prévention.
• Ce qu'un employeur ne peut pas exiger : l'avis d'impôt d'un salarié et ses relevés de compte ne regardent pas l'employeur. Quand ils sont dans le dossier, l'outil le signale.
• Un message de relance prêt à envoyer au salarié, qui ne cite aucune donnée sensible.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne vérifie pas qu'un titre de séjour autorise le travail, et il ne remplace aucune obligation déclarative.

Dossier de sinistre

Un dossier de sinistre traîne rarement pour une seule pièce : il traîne parce que personne n'a la liste sous les yeux au même moment.

• Selon le sinistre : automobile (constat amiable, certificat d'immatriculation) ou habitation (justificatif de domicile).
• Les devis et les factures, avec le nombre attendu : deux devis sont souvent demandés.
• Le certificat médical initial, quand il y a un dommage corporel.
• Les photos sont listées, pas interprétées : l'outil les compte et les range, il ne dit pas ce qu'elles montrent.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne chiffre rien et n'évalue aucun préjudice. Il dit quelles pièces sont là et lesquelles manquent.

Texte de relance

Réclamer une pièce prend trois minutes d'écriture à chaque fois, et on en oublie toujours une. Le message sort écrit, avec la liste exacte, et le mois précis quand il s'agit d'une série.

• La liste exacte, et rien d'autre : ce qui manque, et pour qui quand le dossier est à plusieurs.
• Le mois précis d'une série : « il manque juillet 2026 », pas « il manque un bulletin ».
• Ce que le message ne contient jamais : un montant, un numéro, une adresse, une date de naissance, un nom de fichier. Il part chez quelqu'un, souvent en copie.
• Les pièces à vérifier sont séparées des pièces manquantes : on ne redemande pas une pièce qui est peut-être déjà là.

Ce que ça ne fait pas : le message n'est pas envoyé par l'outil : il est copié, et c'est vous qui l'envoyez avec votre messagerie.

Rendre

Bordereau de pièces en PDF

Le document qu'on joint au dossier : chaque pièce numérotée, avec son type, sa date, son émetteur et son nombre de pages. Et, s'il y a eu un contrôle, la liste de ce qui manque.

• Le tableau numéroté, dans l'ordre du dossier rangé.
• La liste des manquants sur la même feuille : un bordereau qui tait les manques n'est pas un bordereau.
• Les empreintes SHA-256, en option : elles disent que le fichier listé est bien celui-là.
• En PDF, et en CSV pour le reprendre dans un tableur ou dans Klargrid.

Ce que ça ne fait pas : l'empreinte prouve qu'un fichier n'a pas changé, pas que la pièce est authentique. Le bordereau ne certifie rien.