Reconnaître les pièces d'un dossier

Quand s'en servir

Un dossier arrive par courriel, par clé USB ou par transfert, avec cent fichiers nommés scan0012.pdf, IMG_2043.jpg et document (3).pdf. Personne ne sait ce qu'il y a dedans sans les ouvrir un par un.

Ou le dossier est déjà rangé, mais vous devez dire à quelqu'un ce qu'il contient, et vous n'avez pas envie de recompter à la main.

Ce que fait cet outil

• 32 types reconnus : bulletin de paie, avis d'impôt, pièce d'identité, Kbis, RIB, relevé de compte, bail, quittance, contrat de travail, jugement, acte notarié, attestation d'assurance, et les autres.
• Trois niveaux de confiance, et la différence compte : reconnu, à confirmer, à classer. Une pièce dont l'outil n'est pas sûr n'est jamais rangée avec aplomb.
• La date qui nomme la pièce, et son rôle : la date d'émission d'une facture, la période d'un bulletin, la date de validité d'une attestation.
• L'émetteur et la personne, quand le document les dit : c'est ce qui permet de ranger par client plutôt que par tas.
• Les indices sont montrés : cliquez sur une pièce, l'outil dit ce qui l'a fait reconnaître. Quand il n'a rien trouvé, il le dit aussi.

Ce que ça ne fait pas : l'outil ne certifie aucune pièce authentique, et il ne dit jamais qu'un dossier est complet ou recevable. Il propose un type, vous le validez.

Ce qui est lu dans la pièce

• Le texte du document, quand il y en a un, et son entête d'abord : c'est là que se trouve presque toujours ce qui nomme la pièce.
• Les codes imprimés : 2D-Doc d'un avis d'impôt, bande d'identité d'un passeport ou d'une carte, QR d'un justificatif.
• Les pièces scannées sont déchiffrées dans l'onglet, seulement si vous laissez la case cochée.
• Ce que l'outil ne lit pas : le reste. Il n'extrait ni montant, ni numéro de compte, ni adresse. Extraire des champs, c'est le travail de Klarentry.

Aucun fichier n'est téléversé : le dossier est lu par votre navigateur, dans cet onglet, et la page n'a pas le droit d'ouvrir une connexion vers un autre site.

Questions fréquentes

Combien de fichiers peut-il lire d'un coup ?

Mille fichiers ont été parcourus, lus et réécrits sans que l'onglet tombe, et le contenu n'est jamais gardé en mémoire : l'outil ne retient que de quoi relire une pièce au moment d'écrire.

Les archives ZIP sont-elles ouvertes ?

Oui, jusqu'à trois niveaux d'imbrication, et les pièces qu'elles contiennent sont traitées comme les autres. Un .docx n'est pas ouvert comme une archive, même si c'en est une techniquement.

Et les courriels ?

Un .eml ou un .msg est lu comme une pièce, et ses pièces jointes deviennent des pièces à part entière. Pour travailler sur des boîtes entières, c'est Klarinbox.

Que se passe-t-il quand l'outil se trompe ?

Vous corrigez, et vous choisissez à quoi la correction s'applique : cette pièce, toutes celles du même émetteur, toutes celles du même type. Le nombre de pièces touchées s'affiche avant que vous validiez.

Les autres outils

• Identifier un document : Une pièce, une réponse, et les indices qui l'ont produite.
• Renommer un dossier de fichiers : Un plan de nommage appliqué à tout un dossier, avec l'aperçu avant après et le retour en arrière.
• Ranger un dossier en arborescence : Par famille, par personne, par année, par émetteur : l'arborescence est proposée, jamais imposée.
• Trouver les doublons : Les identiques à l'octet, les scans en double proposés, et les séries qui n'en sont pas.
• Comparer à une liste de pièces attendues : Le cœur de l'outil : les présentes, les manquantes, les douteuses, les en trop.